Ač si to někteří myslí, outsourcing mzdové agendy nevychází z konceptu „všechno, nebo nic“. Sami se rozhodujete, které úkoly raději svěříte do rukou třetí strany a které budete nadále zpracovávat interně. Každý projekt outsourcingu proto začíná stanovením rozsahu. Jak na to? Tady je několik tipů od expertů.
1. Ponechte si to, co Vás baví
Outsourcing mzdové agendy neslouží jen k odlehčení pracovní zátěže – může také zvýšit spokojenost pracovníků. Zabijete zkrátka dvě mouchy jednou ranou. Externímu dodavateli můžete svěřit takové mzdové povinnosti, které jsou ve Vašem oddělení HR nejobávanější částí pracovní náplně. Mnoho mzdových účetních například mnohem raději odpovídá na dotazy kolegů, než aby zadávalo údaje o absencích a výkonnosti. Jak zjistit, co baví Váš tým? Zeptejte se. Objevte další výhody (a nevýhody), které outsourcing mzdové agendy má.
2. Předejte technické, repetitivní a časově náročné úkoly
Tento tip výrazně souvisí s předchozím, jde ale ještě o krok dál. Zkušený partner pro mzdovou agendu často dovede manuální úkoly zpracovat daleko efektivněji, čímž vám každý měsíc ušetří mnoho hodin. Když jste zavalení prací, dokážou osvědčené inovativní nástroje, systémy a procesy i nový pohled na Váš mzdový proces doslova zázraky. Outsourcing a optimalizace jdou ruku v ruce, proto si sestavte seznam úkolů v oblasti mezd, které by si zasloužily metodičtější nebo technologičtější způsob práce.
3. Vždy myslete dopředu
Jak budou vypadat nadcházející roky? Zůstanou Vaši současní mzdoví účetní na stejné pozici, nebo se ve Vaší organizaci posunou dál? Pamatujte: získat a udržet si správné odborníky na mzdy není v dnešní době procházka růžovým sadem. Jinými slovy, mějte připravený plán B nebo outsourcujte ty úkoly, které s největší pravděpodobností způsobí problémy, pokud někdo tým opustí. Proaktivní přístup Vám ušetří nutnost se rozhodovat pod tlakem – a dost možná neuváženě.
4. Nedělejte si vrásky
Nemusíte si příliš lámat hlavu s tím, které mzdové úkoly outsourcovat a které ne: prvotní rozhodnutí můžete kdykoliv změnit. Lze například začít s outsourcingem výpočtu náhrad za dovolenou nebo zadáváním docházky – a s rostoucí důvěrou v outsourcing mzdové agendy předávat další úkoly. U většiny outsourcingu si můžete (do určité míry) vyjednat vlastní podmínky. Za rozsáhlý průzkum nicméně stojí typ outsourcingu mzdové agendy, který si vyberete.
