Mzdová agenda v Evropě je nechvalně proslulá svou složitostí. Je proto téměř nemožné vést bezchybnou mzdovou agendu v mezinárodním měřítku. Externí partneři vám nabídnou klid na práci, jak ale poznat, který je pro vás ten pravý? Projděte si následující tři body a rozhodněte se sami.
1. Mzdový software nedokáže zázraky
Do paměti automobilových fajnšmekrů se vryla klasická auta ze 60. a 70. let. Jednak skvěle vypadají, ale hlavně mají vynikající motor. Plochý šestiválec, motor Colombo V12 nebo burácející americký osmiválec… Výrobci automobilů tehdy aktivně pracovali právě na motoru, aby se odlišili. Dnes jsou ale spolehlivé a technicky nezávadné téměř všechny motory na trhu. Lidé se už nesoustředí na to, co je pod kapotou. Už na tom jednoduše nezáleží.
Stejná změna proběhla v oboru zpracování mezd. Doby, kdy výkonný a efektní mzdový „motor“ skutečně měnil pravidla hry, jsou dávno pryč. Všichni dodavatelé nyní nabízejí podobný mzdový software, který zpracuje velké množství výplatních pásek během několika minut. Co však žádný z těchto průmyslových digitálních procesů neumí? Řešit mimořádné situace zaměstnanců. To je místo, kde technika selhává a motor se zadrhává. Jinými slovy: mzdový software se 100% vestavěnou kompatibilitou neexistuje – a to ani v případě, že se rozhodnete pro mzdový software ve stylu Ferrari.
Předpokládejme například, že zaměstnanec ve Francii nebo Belgii čerpá tři dny volna na vzdělávání, ale druhý den onemocní covidem. Takovou situaci do Vaší mzdové agendy nedokáže správně a automaticky převést žádný software.
Tip: vyberte si mzdového partnera, který umí přepínat motory
Proč si pořizovat načančané univerzální řešení, když můžete získat spolehlivý mzdový software, který přesně odpovídá velikosti, oboru a cílům Vaší společnosti? Společnost SD Worx nabízí vlastní (i externí) IP mzdové sofwary pro všechny Vaše evropské týmy, ať už jde o jednočlenný tým v Rakousku, nebo obrovskou jednotku ve Velké Británii. Mzdy každého týmu poběží na softwaru vhodném pro daný účel.
2. Místní znalosti v oblasti mezd jsou důležitější než kdy dřív
Payroll Proficiency Index ukazuje, že jsou mzdové povinnosti náročné hlavně pro společnosti ve Francii, Belgii a Německu. Rostoucí složitost mzdové agendy je nicméně trendem v celé Evropě. Neustále se objevují nová pravidla a předpisy, zatímco ty stávající se ruší jen zřídka. Výsledek? Udržet krok s legislativou vyžaduje hlubokou znalost místní situace. To je samozřejmě jeden z hlavních důvodů, proč se mzdová agenda zahrnující několik zemí obvykle zadává externím dodavatelům. I samotní externí partneři se ale perou s výjimkami ze zákonů, zvláštními daňovými odpočty, pravidly, která prosadily odbory, a podobně.
Zkrátka a dobře, vyberte si mzdového partnera, který stojí pevně nohama na zemi – a to doslova. Zvolte místní odborníky, kteří se vyznají v kolektivních smlouvách, vynikají v oblasti daní a sociálního zabezpečení a mimo jiné Vám řeknou, na jaké finanční pobídky máte nárok. Abychom se vrátili k metafoře s auty: místní odborníci na mzdy se postarají o to, abyste jeli správným směrem, v případě potřeby přibrzdili a čas od času přidali plyn. Plynulá jízda je totiž lepší než burácející motor.
Dodržování právních předpisů nezávisí na technologii, ale na znalostech místního prostředí.
Tip: vyberte si mzdového partnera, který má vlastní místní týmy
Mezinárodní partner pro zpracování mezd, který v oblasti místní odbornosti spoléhá na externí organizace, vždy představuje riziko. Je koneckonců pravděpodobné, že pro tyto místní organizace není na vrcholu zájmu, což ohrožuje kontinuitu, kvalitu a stabilitu. Proto má společnost SD Worx vlastní mzdové týmy v 19 evropských zemích, což je na trhu jedinečné.
3. Nutností je škálovatelnost a flexibilita mzdové agendy
Posledních několik let nám ukázalo, že nejistota pravděpodobně nikdy nezmizí. Rizika i příležitosti se mohou objevit kdykoli. Musíte být schopni rychle rozšířit nebo utlumit provoz v různých lokalitách. Spolu s tím by se samozřejmě mělo vyvíjet i zpracovávání mezd. Nechcete přece, aby Vaší obchodní strategii stály v cestě administrativní a personální problémy.
Nejjednodušší je pro zpracovávání mezd získat jednoho partnera pro všechny země, kde působíte. Výsledkem je jedno kontaktní místo a jedna smlouva pro zpracovávání mezd ve více zemích, a zároveň větší škálovatelnost a flexibilita. Snadno například zavedete mzdovou agendu v další zemi nebo rozšíříte úroveň služeb ve stávající lokalitě. A (dočasná) komplikace? Nebudete se muset složitě vykrucovat ze smluvních závazků. Naopak: Váš mzdový partner bude komplexně znát Vaši společnost a dokáže s Vámi vše důkladně promyslet.
Jeden partner pro mzdovou agendu ve všech Vašich pobočkách se může stát spojencem ve Vaší obchodní strategii.
Tip: začněte v malém a nechte Váš vztah růst
Do spolupráce s partnerem, který působí ve více zemích, se nemusíte vrhat po hlavě. Začněte s jednou, dvěma nebo třemi zeměmi a uvidíte, jak to půjde. Totéž platí pro úroveň služeb. Pokud mzdová agenda běží hladce, můžete k ní přidat např. flexibilní odměňování, evidenci pracovní doby nebo nábor zaměstnanců. Rozhodující slovo máte Vy.
