Rozšířeným mýtem je, že outsourcing mzdové agendy znamená její úplné předání. Některé přístupy, např. outsourcing podnikových procesů (BPO), se tomu skutečně blíží. Outsourcing mzdové agendy má ale mnoho podob a formátů. Tento přehled Vám pomůže vybrat možnost, která nejlépe vyhovuje Vašim potřebám.
Možnost 1: software jako služba (SaaS)
V případě SaaS využíváte cloudovou mzdovou platformu a partnerovi pro outsourcing mezd za ni platíte měsíční nebo roční předplatné. Platformu k vedení mzdové agendy používá Váš vlastní tým. Toto plug-and-play řešení Vám poskytuje okamžitý přístup k osvědčené mzdové technologii, kterou lze často snadno integrovat s Vašimi stávajícími personálními nástroji, ERP a dalšími systémy. Váš partner navíc zajišťuje pravidelné aktualizace mzdové platformy a dovede pro Vás řešení naškálovat.
Příklad:
Jste malý nebo střední podnik s 32 zaměstnanci a stále pracujete s různými lokálními systémy, které každým rokem vykazují více a více nedostatků. Nechcete investovat do rozsáhlého mzdového ekosystému. Chcete mzdový proces rychle a za rozumnou cenu zdigitalizovat, aniž byste ho komukoliv předávali. V takovém případě se jako správná volba jeví nasměrování investic do IT do služby SaaS.
Možnost 2: personál na pracovišti
Chcete-li posílit svůj tým v období největšího vytížení nebo při neočekávaném nedostatku zaměstnanců, můžete si od mzdového partnera dočasně najmout jednoho nebo více odborníků na mzdy. Získáte tak další pracovní sílu i odborné znalosti bez nutnosti upravovat cíle nebo plány. Je dobré vědět, že se nejedná jenom o nouzové řešení. Mnoho společností takto nejnáročnější období pokrývá pravidelně, ať už jde o konec roku nebo výpočet náhrad za dovolenou.
Příklad:
Vaše mzdová účetní je na mateřské dovolené a její záskok právě zůstal doma s chřipkou. Co teď? Můžete např. na dva dny v týdnu najmout odborníka na mzdy, dokud se Váš vlastní tým nepostaví zpátky na nohy. Příjemný bonus: až k takové krizi dojde příště, můžete si od partnera vyžádat stejného člověka, který už zná Váš tým a organizaci.
Možnost 3: optimalizace mzdové agendy a procesů
Mzdy jsou vázány přísnými pravidly a pevně stanovenými výpočty. Mělo by proto jít o jeden z nejvíce standardizovaných a automatizovaných personálních procesů. Přesto je mnohá personální oddělení stále (částečně) zpracovávají ručně a přespříliš složitě. Důvěryhodný partner v oblasti mezd se na Vaše procesy podívá z nového úhlu a pomůže Vám najít místa pro zlepšení. Může Vám také pomoci při dokumentaci mzdových procesů, aby se v případě nutnosti záskok rychle zapracoval.
Příklad:
Vnímáte potřebu zefektivnit mzdové a související procesy, ale nevíte, jak na to. Proto požádáte o audit mzdové agendy, který zhodnotí Váš tým, znalosti, systémy a procesy. Na základě zpětné vazby se vypracuje postup pro optimalizaci některých nebo všech problematických míst.
Možnost 4: outsourcing podnikových procesů (BPO)
BPO znamená předání odpovědnosti za jeden nebo více nejčastěji outsourcovaných úkolů v oblasti mezd partnerovi – což je strategické rozhodnutí. Často jde o dlouhodobou spolupráci s externími odborníky na mzdy. K využití všech výhod outsourcingu mezd je nezbytná důkladná příprava a transparentnost. Jasně vymezte, které úkoly outsourcujete a proč – a na koho se mohou zaměstnanci obrátit v případě dotazů. Už v počáteční fázi může Váš partner při informačních schůzkách a seminářích objasnit řadu pochybností.
Příklad:
Outsourcing mzdových povinností Vám má uvolnit ruce pro novou strategii náboru zaměstnanců a interní mobility. Záležitosti týkající se pojištění si ale (prozatím) chcete spravovat sami. Žádný problém. Váš partner pro outsourcing pro Vás za měsíční poplatek maximálně zautomatizuje a zoptimalizuje mzdovou agendu, přičemž Vám bude pravidelně podávat zprávy.
