I drobná chyba ve mzdách může mít závažné následky – od právních postihů až po ztrátu důvěry zaměstnanců. Evropské spolešnosti spravují mzdovou agendu různými způsoby. Některé se spoléhají na vlastní systémy, technologie a znalosti. Jiné raději zpracování mezd částečně nebo úplně outsourcují. V závislosti na zemi, kde působíte, může být jeden přístup efektivnější než druhý, nejčastější chyby ale bývají podobné. Tady je 5 nejčastějších chyb při zpracování mezd a návod, jak se jim vyhnout.
1. Neúplná nebo neuspořádaná evidence
Častou chybou při zpracovávání mezd je neúplná či nepřesná evidence zaměstnanců. Ta může mít za následek nesprávné zařazení zaměstnanců, nesprávný výpočet mezd, přesčasů a benefitů i chyby při srážkách daní. Abyste této chybě předešli, potřebujete dobře organizovaný systém pro vedení evidence zaměstnanců, včetně přesného zařazení zaměstnanců, pracovní doby a benefitů.
Využití technologií
Řešení přímo pro HR vám umožní udržovat záznamy na špičkové úrovni. Slouží jako centralizované úložiště údajů o zaměstnancích a automatizuje mnohé úkoly, které se mzdovou agendou souvisejí. Podle tzv. Payroll Proficiency Indexu taková řešení oceňují zejména v zemích jako Španělsko, Norsko a Polsko, kde mají technologie za hlavní hnací sílu efektivního zpracovávání mzdové agendy.
2. Chybné výpočty a nedodržování klíčových termínů
Výpočty mezd zahrnují široký soubor údajů. Vždy proto hrozí riziko, že výpočet proběhne chybně – a že zaměstnanci dostanou příliš vysoké či naopak nedostatečné ohodnocení – tím spíš, pokud se velké množství údajů zadává ručně. Další stresový faktor na seznam rizik a možných chyb přidávají různé výplatní a daňové termíny.
Pomoc od partnerů
Automatizace mzdových procesů pomáhá eliminovat riziko lidské chyby a zajišťuje včasné a přesné výplaty. Kromě toho můžete využít odborných znalostí mzdového partnera. Jak dokládá Payroll Proficiency Index, tento partnerský přístup je běžnou praxí v Belgiu, Norsku, Španělsku a dalších zemích. Tamní společnosti považují outsourcing za důležitou podporu při zpracovávání mezd.
3. Nevykazování všech forem zdanitelných odměn zaměstnanců
Zaměstnavatelé odpovídají za vykazování všech forem zdanitelných odměn zaměstnanců, včetně bonusů, opcí na akcie a dalších nemzdových benefitů. Nedodržení této povinnosti může mít za následek právní postih a narušení morálky zaměstnanců. Proto je důležité mít ucelený přehled o zdanitelných benefitech a dbát na to, aby všechny formy odměn byly řádně vykázány.
Jak zvládnou komplikované odměny
Technologie – např. integrované řešení pro HR nebo softwarové systémy pro řízení lidských zdrojů, správu talentů a mezd – pomáhají zajistit, aby se všechny zdanitelné odměny vykazovaly přesně a včas. Můžete také využít daňové znalosti externího partnera. To stojí za zvážení zejména v zemích, kde vykazování odměn zásadním způsobem brání efektivnějšímu zpracovávání mezd. Jak ukazuje Payroll Proficiency Index, patří mezi ně např. Dánsko, Belgie a Francie.
4. Narušení bezpečnosti mzdových údajů
Mzdové údaje jsou cenným cílem kyberzločinců a únik údajů může mít vážné následky. Patří mezi ně ztráta citlivých informací o zaměstnancích, právní postihy a poškození dobré pověsti. Chcete-li toto riziko snížit, musíte zavést rozsáhlá opatření pro kybernetickou bezpečnost, jako šifrování, firewally a dvoufaktorové ověřování. Je také zásadní tato opatření pravidelně monitorovat a aktualizovat, abyste udrželi krok s hrozbami, které se neustále vyvíjejí.
Spojité nádoby: složitost dat a pracovní síly
Připadá vám zabezpečení dat jako práce pro odborníky? Pak zvažte nasazení cloudových technologií nebo outsourcing správy mezd externím partnerům. Toto řešení by mohlo být zajímavé zejména v Dánsku, Francii, Belgii apod. Tam je správa mzdových údajů složitá sama o sobě, zvážíme-li komplexitu pracovní síly, která brání efektivnímu zpracovávání mezd. Přidejte k tomu potíže se zabezpečením údajů a rázem můžete být až po krk v problémech.
5. Neschopnost sledovat aktuální mzdovou legislativu
Mzdová legislativa se neustále mění. Proto je vhodné, aby společnosti a organizace všech typů a velikostí monitorovaly nejnovější předpisy. V opačném případě může dojít k tomu, že budete mzdy počítat nesprávně nebo nebudete schopni zaměstnancům poskytnout přesné informace o mzdách a daňových srážkách. Abyste se takovým situacím vyhnuli, je vhodné mít přehled o aktuální mzdové legislativě a pravidelně se účastnit školení a seminářů, odebírat příslušné bulletiny a publikace, případně spolupracovat s externími odborníky.
Od legislativy ke komplikacím – nebo ne?
Chcete klidně spát? Nejefektivnějším řešením může být outsourcing, kdy si mzdový partner udržuje přehled o aktuální legislativě za vás. V zemích se složitými a dynamickými pracovněprávními a mzdovými předpisy – např. v Německu, Rakousku, Švýcarsku, Belgii a Francii – to rozhodně není zbytečný luxus.
